Päivittäisen toiminnan johtamisen tiedon hallinnassa on kehittämistarpeita terveysalan organisaatiossa

Sujuvat hoitoprosessit terveysalan organisaatiossa edellyttävät rajallisten voimavarojen optimaalista käyttöä. Päivittäisen toiminnan ohjauksesta ja toimintaprosessien sujuvuudesta ovat vastuussa toimintaa johtavat sairaanhoitajat ja lääkärit. Heiltä edellytetään paljon nopeaa päätöksentekoa, joka tapahtuu “tässä ja nyt”. Sairaanhoitajien ja lääkäreiden päätöksenteko liittyy eri asioihin, mutta usein juuri toiminnan ohjaukseen liittyvä päätöksenteko edellyttää sekä sairaanhoitajan, että lääkärin osallisuutta. Toiminnasta vastaavien sairaanhoitajien tiedontarpeet koskevat esimerkiksi henkilöstöä ja materiaaliresursseja, kun taas lääkäreiden tiedon tarpeet enemmän liittyvät potilaiden hoitoon. (Lundgrén-Laine ym. 2011.)

Terveysalan organisaation päivittäisessä johtamisessa korostuvat siis kolme asiaa: potilaiden tarpeet, henkilöstövoimavarat sekä materiaalivoimavarat. Toimintaa johtavat ammattilaiset tarvitsevat näihin liittyviä oleellisia tietoja päätöksentekonsa tueksi ja tiedot tulisi saada välittömästi, erityisesti sellaisissa ympäristöissä, joissa tilanteet muuttuvat jatkuvasti ja äkillisesti. Olemassa olevat tietojärjestelmät eivät kuitenkaan tue päätöksentekijöitä riittävästi (Kontio ym. 2012, Murtola ym. 2013) ja käytännössä tieto on hajallaan useassa paikassa kuten tietojärjestelmissä, liimalapuilla ja muistin varassa (Kontio ym. 2012, Lundgrén-Laine ym. 2011, Murtola ym. 2013).

Tiedon hallintaa hankaloittavat jatkuva tietotulva, joka vaikeuttaa oleellisen tiedon löytämistä sekä tietojärjestelmien tiedon integroinnin haasteet. Tiedon pirstaleisuus lukuisissa eri sijainneissa aiheuttaa haasteita tiedon hankintaan ja syntetisointiin. Tämän vuoksi päivittäisestä toiminnasta vastaavat ammattilaiset voivat käyttää jopa toistakymmentä tietojärjestelmää yhden työvuoron aikana (Tuomivaara & Eskelinen 2012).

Todellisuudessa tiedon hallinta ei aina ole vaivatonta tai sujuvaa. Tiedon hankintaan kuluu turhaa aikaa, hankittu tieto voi olla virheellistä ja joskus oleellista tietoa ei ole lainkaan saatavilla. Ammattilaiset kokoavat itselleen manuaalisesti tiedonhallintatyökaluja, joissa he yhdistävät itselleen oleellisia tietoja eri lähteistä. Esimerkiksi tehohoidossa tällaisen työkalun kokoamiseen voi kulua jopa yli 40 minuuttia työvuorosta (Gurses ym. 2009). Tiedon hallinnan haasteet heijastuvat toimintaprosesseihin ja tiedon hallinnan pullonkauloja löytyy yksiköiden sisällä, yksiköiden välillä ja ammattiryhmien välillä.

Tällä hetkellä toimintaa johtavat ammattilaiset joutuvat usein näkemään vaivaa saadakseen oleellisen tiedon päätöksentekonsa tueksi ja he tarvitsevat kehittyneempää tiedon hallintaa. Sairaalassa päivittäisen toiminnan johtamisen tiedon hallinnan tutkimus on kansainvälisesti vielä vähäistä (Murtola ym. 2013). Tiedon hallintaa kehittämällä voidaan tukea päivittäisen toiminnan johtamisesta vastaavien ammattilaisten päätöksentekoa ja näin välillisesti edistää toimintaprosesseja. Päätöksentekoa voidaan tukea reaaliaikaisella tiedolla ja jaetulla tilannetietoisuudella yksikön sisällä ja yksiköiden välillä. Päivittäisen toiminnan johtamisen tiedon hallintaa tuleekin tutkia ja kehittää loppukäyttäjien, eli toiminnasta vastaavien sairaanhoitajien ja lääkäreiden tarpeisiin perustuen. Tämä edellyttää kliinikoilta osallisuutta ja myös motivaatiota osallistua tiedon hallinnan kehittämiseen. Toimintaa johtavien ammattilaisten tarpeiden perusteella kehitetyt tietojärjestelmät edistävät tiedon hallintaa ja tukevat päätöksentekoa ja sujuvia toimintaprosesseja.

Laura-Maria Peltonen

sh, TtM, tohtorikoulutettava

Hoitotieteen laitos

Lääketieteellinen tiedekunta

Turun yliopisto

lmemur(at)utu.fi

Lähteet

Gurses, A.P., Xiao, Y. & Hu, P. 2009. User designed information tools to support communication and care coordination in a trauma hospital. Journal of Biomedical Informatics 42, 667–677.

Kontio, E., Lundgrén-Laine, H., Kontio, J., Korvenranta, H. & Salanterä, S. 2012. Information Utilization in Tactical Decision Making of Middle Management Health Managers. Computers, Informatics, Nursing 30(10), 511–567.

Lundgrén-Laine, H., Kontio, E., Perttilä, J., Korvenranta, H., Forsström, J. & Salanterä, S. 2011. Managing daily intensive care activities: An observational study concerning ad hoc decision making of charge nurses and intensivists. Critical Care 15(4), R188.

Murtola, L-M., Lundgrén-Laine, H. & Salanterä, S. 2013. Information systems in hospitals: a review article from a nursing management perspective, International Journal of Networking and Virtual Organisations 13 (1), 81–100.

Tuomivaara, S. & Eskelinen, K. 2012. Sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten kokemuksia tietotekniikan hyödyllisyydestä työssään: Tietotekniikan mahdollisuudet käytännön sosiaali- ja terveydenhuollon johtamis- ja esimiestyössä -hankkeen loppuraportti. Työterveyslaitos. Helsinki.